Der Schutz und die Sicherheit unserer Programmteilnehmer/-innen hat für uns oberste Priorität; entsprechende Maßnahmen sind für all unsere Aktivitäten und Programme vorhanden und werden ggfs. mit unseren Partnerorganisationen und Veranstaltungsorten abgesprochen. Unsere Gruppenleiter sind in Fragen von Schutz & Sicherheit geschult und geprüft, verfügen über ein gültiges Polizeiliches Führungszeugnis (bzw. das britische Pendant) und wurden auf Grund ihrer professionellen Erfahrung im Leiten und der Begleitung von Jugendgruppen ausgewählt.

UK-German Connection (und teilweise unsere deutschen Partnerorganisationen, falls zutreffend) übernimmt die gesamte Programmorganisation, einschließlich Transport (siehe unten), Unterkunft und Programmaktivitäten. Allen Teilnehmern, Gruppenleitern und Eltern/Erziehungsberechtigten werden vor Beginn der Seminare oder Begegnungsfahrten detaillierte Informationen über alle organisatorischen Details, einschließlich Notfallnummnern (siehe unten), zur Verfügung gestellt. Alle Aspekte der Fahrten und Aktivitäten werden im voraus einer Risikoanalyse unterzogen, deren Ergebnisse dokumentiert werden und Teil der Vorbereitung der Gruppenleiter sind und von diesen stets bei sich getragen werden. UK-German Connection verfügt außerdem über eine Haftpflichtversicherung in Höhe von GBP 5 Millionen, durch die alle Aktivitäten (einer normalen Risikostufe) gedeckt werden.

Bitte beachten Sie, dass Anfahrten zu Veranstaltungsorten oder Abflughäfen innerhalb des eigenen Landes müssen meist eigenständig durchgeführt werden.

Für alle Veranstaltungen wird ein 24-Stunden-Notfallsystem eingerichtet und eine solide Telefonkette zwischen den Teilnehmern, den Gruppenleitern vor Ort, dem Büro von UK-German Connection, sonstigen Verantwortlichen sowie den Eltern/Erziehungsberchtigten und ggfs den Schulen (je nach Programm) erstellt. Diese Telefonnummern und weitere relevante Informationen werden allen Teilnehmern sowie den Eltern/Erziehungsberechtigten vor Beginn der Veranstaltung mitgeteilt.

Jedes Mitglied des Notfallteams hat während der gesamten Veranstaltung eine Erste-Hilfe-Ausrüstung bei sich sowie Listen von medizinischen Bedürfnissen, speziellen Essensvorschriften und sonstigen besonderen Bedürfnissen aller Teilnehmer und deren vollständige Reiseverbindungen und Notfallkontakten.

Bei sonstigen Notfällen oder Schwierigkeiten, wie verlorenen oder gestohlenen Dokumenten oder Gepäckstücken, medizinischen Notfällen oder möglichen Problemen in der Gruppe stehen die Gruppenleiter stets als Ansprechpartner zur Verfügung.

Alle Teilnehmer müssen vor der Veranstaltung einen Gesundheitsbogen ausfüllen und einreichen, der Informationen über besondere Essvorschriften, medizinische Bedürfnisse oder sonstige gesundheitliche Angelegenheiten beinhaltet. Diese Informationen dienen den Organisatoren und Gruppenleitern als wichtige Planungsgrundlage, so dass sie ihrer Aufsichts- und Fürsorgepflicht umfassend nachkommen können, sich nach besten Möglichkeiten um die Teilnehmern kümmern, ihre Sicherheit garantieren und die Aktivitäten je nach Notwendigkeit ggfs. anpassen können. Außerdem wird der Gesundheitsbogen dazu genutzt, die Teilnehmer im Notfall entsprechend erstversorgen zu können und ihn ggfs. an medizinische Fachkräfte weiterzugeben. Die Gruppenleiter tragen eine Liste aller notwendigen Informationen zu jeder Zeit bei sich und behandeln diese stets vertraulich. Alle Gruppenleiter absolvieren regelmäßig einen Erste-Hilfe-Kurs und ein Mitglied des Notfallteams trägt zu jeder Zeit ein Erste-Hilfe-Set bei sich.

Die Eltern/Erziehungsberechtigten sind dafür verantwortlich, dass der Gesundheitsbogen vollständig und umfassend ausgefüllt wird, UK-German Connection umgehend über eventuelle Veränderungen informiert wird, und sicherzustellen, dass die Teilnehmer sowohl ihre Medikamente als auch ihre Europäische Krankenversicherungskarte (EHIC) und ihren Reisepass mit sich führen. UK-German Connection behält sich das Recht vor, Teilnehmer vom Programm auszuschließen und auf Kosten der Eltern/Erziehungsberechtigten nach Hause zurück zu schicken, wenn die angegebenen Informationen inkorrekt oder unvollständig sind und daher die Sicherheit der Teilnehmer nicht gewährleistet werden kann.

Alle Schüler und ihre Eltern/Erziehungsberechtigten sind vor Beginn des Programms bzw. der Veranstaltung dazu verpflichtet, eine Einverständiserklärung zum Verhaltenscodex zu unterschreiben. Bei Verstößen dagegen werden Teilnehmer auf Kosten ihrer Eltern/Erziehungsberechtigten nach Hause geschickt.

Eltern/Erziehungsberechtigten müssen ihr Einverständnis für die Teilnahme der Jugendlichen am Programm bzw. der Veranstaltung und an allen Programmaktivitäten geben und zustimmen, dass Fotos von den Teilnehmern gemacht werden dürfen.

Manche unserer Programme beinhalten zeitlich begrenzte Freizeitaktivitäten ohne Beaufsichtigung durch die Gruppenleiter (Grundschulkinder ausgeschlossen). Dabei müssen die Teilnehmer in Kleingruppen von mindestens drei Schülern bleiben. Im Falle von Minderjährigen werden nicht nur die Namen der 3er-Gruppen, sondern auch deren Kontaktdaten von den Gruppenleitern gesammelt. Bei großen Menschenansammlungen werden die Gruppen von ausgewählten Gruppenmitgliedern beaufsichtigt.